07 Nov

Kennwortschutz für OneNote-Abschnitte

OneNote Kennwortschutz: Teaser

Ich habe Dir in diesem Blog bereits erklärt, wie Du OneNote-Notizbücher für Kollegen, Schüler oder Eltern freigeben kannst. Du kannst dabei festlegen, ob andere Personen die Inhalte nur ansehen oder auch bearbeiten können.

Manchmal möchtest Du vielleicht den Zugriff auf ein OneNote-Notizbuch erlauben, aber nicht alle Inhalte darin mit allen teilen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, einzelne Abschnitte mit einem Kennwort zu versehen, das nur Du oder ausgewählte Personen kennen.

Beispiel:
Du bereitest eine Klassenfahrt vor und hast dafür ein eigenes OneNote-Notizbuch mit allen Informationen angelegt: Infos zu Anreise und Unterkunft, zum Wochenprogramm, zu Wegbeschreibungen, etc. Dieses Notizbuch hast Du für Schüler, Eltern und mitreisende Kollegen zur Ansicht freigegeben, damit diese sich entsprechend auf die Klassenfahrt vorbereiten können.

OneNote-Notizbuch für Klassenfahrt

Für Rechnungen und sonstige Dokumente möchtest Du nun kein zusätzliches Notizbuch anlegen. Schließlich willst Du alle wichtigen Unterlagen rund um die Klassenfahrt an einem Ort haben. Gleichzeitig sollen Deine Schüler diese Dokumente aber nicht unbedingt einsehen können.

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Die Lösung: Kennwörter für einzelne Abschnitte

Hier bietet es sich also an, alle Rechnungen und dergleichen auf Seiten in einem separaten OneNote-Abschnitt unterzubringen und diesen mit einem Kennwort zu versehen. In diesem Beispiel haben wir dafür den Abschnitt „Rechnungen“ neu angelegt.

OneNote-Abschnitt für Rechnungen

Klicke nun einfach mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt und wähle die Funktion „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen…“ aus. Daraufhin öffnet sich ganz rechts eine Spalte mit dem Titel „Kennwortschutz„.

Kennwortschutz-Leiste in OneNote

Aktuell ist der Abschnitt natürlich noch nicht kennwortgeschützt. Mit einem Klick auf „Kennwort festlegen…“ öffnet sich ein neues Fenster. Wähle Dein Kennwort für diesen Abschnitt sorgfältig aus. Damit Dir Tippfehler nicht zum Verhängnis werden, muss Du es vorsichtshalber gleich zweimal eingeben.

Kennwort eingeben in OneNote

Bei Deiner Eingabe spielen übrigens auch Groß- und Kleinschreibung eine Rolle. So kannst Du Dein Kennwort noch komplizierter und damit sicherer machen.

Ab sofort können nur Personen auf diesen Abschnitt zugreifen, wenn sie das Kennwort kennen und bei Bedarf auch eingeben können.

Kennwort-Eingabemaske in OneNote

So einfach kannst Du einzelne Abschnitte mit einem Kennwort versehen. Die folgenden Dinge solltest Du über den Kennwortschutz in OneNote aber auf jeden Fall auch noch wissen:

  • Kennwörter kannst Du nur für Abschnitte vergeben, nicht für Abschnittsgruppen, ganze Notizbücher oder einzelne Seiten.
  • Natürlich kannst Du mehrere Abschnitte mit separaten Kennwörtern absichern. So kannst Du zum Beispiel einen weiteren Abschnitt für Deine Lehrerkollegen anlegen und ihnen das dazugehörige Kennwort mitteilen. Die Schüler haben dann natürlich auch auf diesen Abschnitt keinen Zugriff.
  • Wenn Du einen Abschnitt mit Kennwortschutz öffnest und weiter in OneNote arbeitest, bleibt der Abschnitt für eine Weile entsperrt – zumindest laut der Standard-Einstellungen. Wenn Du zwischen verschiedenen Abschnitten hin- und herspringst, musst Du das Kennwort also nicht ständig neu eingeben.
  • Wie sich Abschnitte mit Kennwortschutz grundsätzlich verhalten, kannst Du in den Einstellungen ändern. Klicke dazu oben in der Menüleiste auf Datei, dann auf „Optionen“ und dort schließlich auf „Erweitert„. Dort sind alle Möglichkeiten aufgeführt:
    OneNote-Einstellungen für Kennwortschutz
  • Du kannst den Kennwortschutz eines Abschnitts auch wieder dauerhaft entfernen. Das entsprechende Auswahlfeld findest Du wieder rechts in der Spalte – sobald der Abschnitt entsperrt ist.
    OneNote-Kennwort entfernen
  • Der Kennwortschutz gilt nicht nur in der Desktop-Version von OneNote, sondern auch für die Online-Oberfläche sowie die Windows-App.
    Wichtig: Die Smartphone-App für Windows Phone 8.1 unterstützt keine Kennwörter. Du kannst geschützte Abschnitte dort also leider gar nicht öffnen!
  • Der allerwichtigste Hinweis zum Schluss: Du solltest Dir Dein Kennwort gut merken! Wenn Du es vergisst, kannst Du definitiv nicht mehr auf die Daten in dem betreffenden Abschnitt zugreifen.

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Benutzt Du die Kennwort-Funktion in OneNote? Für welche Fälle setzt Du den Kennwortschutz ein? Ich freue mich auf Deine Erfahrungen in den Kommentaren unten!

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