22 Sep

Klassenfahrt organisieren mit OneNote

Klassenfahrt organisieren mit OneNote - Teaser

Wer eine Klassenfahrt vorbereitet, muss an viele verschiedene Dinge denken. Zur Organisation gehören ja nicht nur die bloßen Infos zu Anfahrt und Unterkunft. Lehrer müssen zum Beispiel aus rechtlichen Gründen an die Einverständniserklärungen der Eltern denken. Sie müssen alle Kosten sauber und transparent abrechnen. Und dann sollen Lehrer ja auch noch die Zeit finden, ein pädagogisch wertvolles Programm für die Klassenfahrt zusammenzustellen …

Ich möchte Dich – mal wieder – von Microsoft OneNote überzeugen! Die Software OneNote kann Lehrer nicht nur bei ihrer Unterrichtsvorbereitung unterstützen, sondern auch bei der Organisation einer Klassenfahrt. Wer dafür ein digitales Notizbuch nutzt, muss in Zukunft keine dicken Mappen oder Ordner mit auf die Reise nehmen. Dank Smartphone oder Tablet-PC hast Du die gesammelten Unterlagen auch unterwegs parat. Du kannst die Infos zur Klassenfahrt auch online mit Schülern, Eltern und Kollegen austauschen und sparst so jede Menge Papier.

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Welche Funktionen und Vorteile Dir OneNote sonst noch bietet, erfährst Du in diesem Artikel. Alle Voraussetzungen hast Du bereits, wenn Du diesen Blog regelmäßig liest (s. Links im Artikel).


Digitales Notizbuch in OneNote vorbereiten

Das solltest Du schon können und wissen:

Wir bereiten jetzt Schritt für Schritt ein Beispiel-Notizbuch für eine Klassenfahrt vor. Erstelle zuerst ein neues Notizbuch in OneNoteam besten in der Cloud. So kannst Du es später bequem teilen und auf anderen Geräten synchronisieren. Wähle einen eindeutigen Titel, zum Beispiel „Klassenfahrt London 2018“. Außerdem brauchen wir sinnvoll benannte Abschnitte wie „Orga“, „Rechnungen“ oder „Programm“. Du kannst die Abschnitte später jederzeit an Deine persönlichen Vorlieben und Bedürfnisse anpassen.

OneNote-Notizbuch für Klassenfahrt

Du kannst die Abschnitte jetzt nach und nach mit Seiten füllen und dort diverse Inhalte einfügen. Die Beispiele in diesem Artikel können Dir dabei als Orientierung dienen.


Allgemeine Infos und Einverständniserklärung

Das solltest Du schon können und wissen:

In dem Abschnitt „Orga“ hinterlege ich zuerst eine allgemeine Info-Seite mit den wichtigsten Kontaktdaten für den Notfall, zum Beispiel die Handy-Nummern der mitfahrenden Lehrer und die Anschrift der Jugendherberge. Das sollte mit der einfachen Text-Funktion in OneNote kein Problem für Dich sein.

OneNote-Seite mit Anschrift und Telefonnummern

Auf einer weiteren OneNote-Seite verfasse ich die Vorlage für eine Einverständniserklärung. Diese müssen die Eltern ja in der Regel vor der Klassenfahrt unterschreiben. OneNote-Seiten haben ja prinzipiell keine Begrenzung und können beliebig beschrieben werden. Weil die Einverständniserklärung wie ein richtiger Brief aussehen soll, legen wir das Papierformat in diesem Fall auf die Größe Din-A4 fest.

Einverständniserklärung Din-A4 in OneNote

Die fertige Erklärung kannst Du direkt aus OneNote ausdrucken, ohne ein zusätzliches Programm wie Microsoft Word zu nutzen. Du kannst die OneNote-Seite aber auch als PDF-Datei exportieren, um sie dann entsprechend weiterzugeben.

Ich selbst nutze sehr häufig die Möglichkeit, OneNote-Seiten direkt aus dem Programm heraus per E-Mail zu versenden. Das bietet sich an, wenn Du einen E-Mail-Verteiler hast, mit dem Du z.B. alle Eltern auf einen Schlag erreichst. So können die Eltern die Einverständniserklärung zu Hause direkt selbst per Drucker ausdrucken und unterschreiben.


Teilnehmerliste und Reiseplan als OneNote-Tabelle

Das solltest Du schon können  und wissen:

Ich erstelle eine weitere Seite für die Teilnehmerliste mit allen Schülerdaten und Rufnummern der Eltern. Dafür nutze ich in OneNote eine einfache Tabelle. Zusätzlich baue ich ganz rechts eine Checkbox-Spalte ein. So kann ich zum Beispiel direkt abhaken, welcher Schüler schon alle anfallenden Kosten bezahlt oder überwiesen hat.

Teilnehmerliste in OneNote

Die Checkbox kannst Du übrigens über die Funktion „Kategorie“ einfügen. Du findest sie oben in der Funktionsleiste unter „Start“.

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Auf dieselbe Weise kannst Du zum Beispiel auch einen tabellarischen Reiseplan für die Klassenfahrt erstellen und im OneNote-Abschnitt „Programm“ einfügen.


Internet-Recherche: Sehenswürdigkeiten und Wegbeschreibungen

Das solltest Du schon können und wissen:

Vorab planst Du sicher, wie Du die einzelnen Tage der Klassenfahrt gestalten und mit Programm füllen wirst. Dazu recherchierst Du vorab im Internet u.a., welche Sehenswürdigkeiten Du mit den Schülern besuchen willst. Du hast mehrere Möglichkeiten, Infos aus dem Netz bequem in Deinem OneNote-Notizbuch zu hinterlegen.

Um eine komplette Internetseite oder einen Ausschnitt zu speichern, empfehle ich Dir den OneNote Web Clipper. Das Tool ist eine Erweiterung für Deinen Browser und funktioniert zum Beispiel mit Chrome, Firefox oder Edge. Dabei bietet der Web Clipper verschiedene Optionen an: Du kannst die komplette Website als Screenshot speichern, nur einen Ausschnitt wählen oder den reinen Text der Seite kopieren.

OneNote Web Clipper für Wikipedia-Artikel

In unserem Notizbuch für die Klassenfahrt kann ich so zum Beispiel Wikipedia-Artikel zu Sehenswürdigkeiten und die Öffnungszeiten von Museen einfügen.

Infos zum British Museum in OneNote

Die Desktop-Version von OneNote bietet Dir auch die Möglichkeit, Bildschirmausschnitte zu erstellen und einzufügen. Das bietet sich an, wenn Du Screenshots von Apps und anderen Programmen aufbewahren willst, zum Beispiel für Wegbeschreibungen, die Du mit Hilfe der Karten-App von Windows 10 ermittelst.

Wegbeschreibung in OneNote

Dank Synchronisierung mit der Cloud kannst Du diese vielen Infos in Ruhe zu Hause am Computer zusammenstellen und hast sie dann später unterwegs auf dem Smartphone mit dabei.


Rechnungen und Dokumente in OneNote archivieren

Das solltest Du schon können und wissen:

Bei einer Klassenfahrt fallen einige Rechnungen an, zum Beispiel vom Busunternehmen, der Unterkunft vor Ort oder von irgendwelchen Museen, die Dir vorab Gruppen-Tickets anbieten. Du kannst all diese Dokumente in OneNote speichern und dann jederzeit bequem durchblättern und durchsuchen. So hast Du dauerhaft alle wichtigen Infos rund um die Klassenfahrt an einem Ort.

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Nutzt Du das E-Mail-Programm Outlook? Dann kannst Du Rechnungen mit wenigen Mausklicks direkt in OneNote schieben und archivieren. Die E-Mails werden zu einzelnen Seiten im entsprechenden Abschnitt.

Rechnung per Mail in OneNote

Du hast die Dokumente als PDF-Datei zugesendet bekommen oder selbst so eingescannt? OneNote kann auch damit umgehen. Füge die Unterlagen dann einfach auf neuen OneNote-Seiten als „Ausdruck“ ein.


Klassenfahrt-Notizbuch weitergeben

Das solltest Du schon können und wissen:

Bis jetzt stehen alle gesammelten Infos ausschließlich für Dich selbst zur Verfügung. Die Arbeit mit OneNote lebt aber auch davon, dass Du Inhalte bequem weitergeben kannst. Du kannst also Dein Klassenfahrt-Notizbuch mit wenigen Klicks mit Deinen Kollegen teilen. So haben alle Eckdaten und Unterlagen auch für die Mitreisenden zur Verfügung.

Zur Vorbereitung kannst Du das Notizbuch auch mit Deinen Schülern und deren Eltern teilen. Du kannst bei der Freigabe festlegen, dass sie die OneNote-Seiten nur ansehen, aber nicht bearbeiten oder gar löschen können.

Auf einige Unterlagen sollen die Schüler vielleicht nicht zugreifen dürfen, zum Beispiel persönliche Daten oder die Rechnungen. Kein Problem: Du kannst einzelne OneNote-Abschnitte in dem Notizbuch mit einem Kennwort versehen. Ohne Passwort können andere Nutzer nur die ungeschützten Abschnitte einsehen.

Kennwortschutz in OneNote


Beispiel-Notizbuch als Gratis-Download

Mit den Tipps aus diesem Artikel weißt Du nun, wie OneNote Dir die Organisation einer Klassenfahrt erleichtert. Für den einfachen Start möchte ich Dir hier noch mein Beispiel-Notizbuch als Download anbieten.

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Du kannst die Datei als Vorlage in OneNote importieren und dann beliebig bearbeiten und anpassen.

Hast Du weitere Ideen und Anregungen, um bei der Klassenfahrt-Vorbereitung von OneNote zu profitieren? Dann freue ich mich über Deinen Kommentar unter diesem Artikel!

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