09 Jun

E-Mails aus Outlook in OneNote einfügen

E-Mail einfügen

Dass Du die Inhalte Deiner OneNote-Seiten ganz einfach per E-Mail versenden kannst, habe ich Dir bereits in einem vorherigen Artikel erklärt. Diesmal zeige ich Dir, wie Du empfangene Nachrichten aus dem E-Mail-Programm Outlook wiederum in OneNote archivierst. Dass dieser Artikel ungewohnt kurz ist, hat einen guten Grund: Die Funktion ist besonders einfach zu finden und mit wenigen Klicks anzuwenden. Versprochen!

Mit dem mächtigen Mail-Programm Outlook kannst Du übrigens auch Deinen Kalender und Dein Adressbuch verwalten. Outlook gehört seit vielen Jahren fest zu Microsoft Office und gehört meiner Meinung nach auf jeden Büro-PC. Ich arbeite täglich damit.

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Vielleicht hat Dir ein Kollege per E-Mail einen Text gesendet, den Du zu Deinen Unterrichtsmaterialien hinzufügen möchtest. Vielleicht willst Du wichtige Nachrichten von Schülern oder Eltern archivieren oder diverse Info-Newsletter übersichtlich aufbewahren. Es gibt viele Anwendungsfälle für diese hilfreiche Funktion.

Im folgenden Beispiel geht es um eine Klassenfahrt: Du hast bereits ein OneNote-Notizbuch angelegt, in dem Du alle Informationen rund um die Klassenfahrt sammelst. Du hast auch schon die entsprechenden Abschnitte eingerichtet.

OneNote-Notizbuch für eine Klassenfahrt

Die Unterkunft – in diesem Fall eine Jugendherberge – hat Dir nun per E-Mail eine Bestätigung für die Zimmerreservierung gesendet. Diese wichtige Nachricht willst Du nicht (oder nicht nur) in Deinem hoffnungslos überfüllten E-Mail-Postfach aufbewahren, sondern mit den übrigen Reiseunterlagen in Deinem OneNote-Notizbuch hinterlegen.

E-Mail in Outlook

E-Mail per Mausklick in OneNote einfügen

Klicke nun einfach direkt im Posteingang mit der rechten Maustaste auf diese E-Mail. In dem Kontextmenü erscheint ein Eintrag für OneNote.

OneNote im Kontextmenü bei Outlook

Alternativ findest Du dieselbe Funktion auch in der Leiste oben unter „Start„.

OneNote in Funktionsleiste bei Outlook

Wenn Du darauf klickst, öffnet sich ein weiteres Fenster. Darin kannst Du auswählen, unter welchem Abschnitt Du die E-Mail als neue OneNote-Seite einfügen möchtest. Das macht die Software dann auch direkt für Dich. OneNote behält dabei sowohl den Adresskopf als auch das Layout der Nachricht bei.

E-Mail in OneNote

So kannst Du alle Informationen aus E-Mails jederzeit auch in Deinem OneNote-Notizbuch verfügbar machen – dort wo Sie inhaltlich hingehören und wo Du sie haben willst. Auch Deine Kollegen können auf die gesammelten aktuellen Unterlagen zugreifen, wenn Du das Notizbuch für Sie freigibst. Du musst Ihnen also nicht mehr wie bisher alle E-Mails und Infos einzeln weiterleiten.

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Natürlich kannst Du diese neu erstellte Seite jetzt weiter bearbeiten, indem Du zum Beispiel unnötige Informationen aus der E-Mail löschst oder zusätzliche Erläuterungen einfügst. In jedem Fall kann diese Funktion dauerhaft Dein Mail-Postfach entlasten und den Mehrwert von OneNote für Deine tägliche Arbeit erhöhen.

7 Gedanken zu „E-Mails aus Outlook in OneNote einfügen

  1. Pingback: Klassenfahrt organisieren mit OneNote | OneNote für Lehrer

  2. Gut, aber immer wenn ich aus Outlook an OneNote sende,
    dann wird die mail direkt ohne weitere Rückfrage in einem – und immer dem gleichen – Unterordner (Ablage im OneNote) abgelegt; dort lösche ich die Datei und füge sie am richtigen Ablageort ein.

    Was muss ich einstellen,daß ich wir beim Drucken in OneNote vorab nach dem Speicherort gefragt werde?

    • Hallo, mach folgendes:

      -> OneNote Optionen
      -> An OneNote senden
      und dann in der Option „E-Mail-Nachrichten“ auf „Immer nach Sendeziel fragen“

      Grüße

  3. Danke für den Tipp, auch wenn er schon über ein Jahr alt ist ;-).
    Gibt es die Möglichkeit eine E-Mail ohne Anhang in OneNote einzufügen, damit die Datenmenge überschaubar bleibt?

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