05 Okt

Dokumente als Dateianlage oder Ausdruck in OneNote einfügen

Ausdruck einfügen - Teaser

Ich möchte meine ehrgeizigen Versprechen aus der Einführung halten. Dazu gehört auch das Versprechen, dass OneNote der perfekte Ort sein kann, um Dokumente aller Art zu archivieren und zu verwalten. Mit einigen bekannten Dateiformaten kann OneNote schon von Haus aus gut umgehen. Außerdem gibt es einen tollen Trick, mit dem Du selbst ungewöhnlichste Arten von Dokumenten in Deinem Notizbuch ablegen kannst. Wir schauen uns die verschiedenen Möglichkeiten wie immer gemeinsam an.

PDF- und Word-Dateien in OneNote einfügen

Word-Dateien hast Du sicher schon haufenweise auf Deiner Festplatte gespeichert. Briefe und sonstige Texte schreiben ja die meisten Menschen in Microsoft Word, alternativ auch in der kostenlosen Büro-Software OpenOffice. Man kann Word-Dateien zum Beispiel problemlos per E-Mail verschicken oder zugeschickte Dateien weiter bearbeiten, so wie Du es vielleicht auch schon im Austausch mit Lehrerkollegen getan hast.

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PDF-Dateien gehören wohl zu der meist verbreiteten Form, in der Dir offizielle digitale Dokumente begegnen. Das können zum Beispiel Broschüren aus dem Internet, Arbeitsblätter mit festem Layout oder Abrechnungen per E-Mail sein. Man kann PDF-Dateien einzeln mit einem kostenlosen Programm wie dem bekannten Acrobat Reader von Adobe öffnen. Auch Windows 10 und Microsoft Office können mittlerweile mit ihnen umgehen und sie auf dem Bildschirm anzeigen.

Auch in Deinem OneNote-Notizbuch sind PDF- und Word-Dateien gut aufgehoben. Wie bei einer E-Mail kannst Du sie als Dateianlage auf einer OneNote-Seite einfügen. Noch praktischer: Du kannst sie direkt in OneNote anzeigen lassen, indem Du sie zusätzlich als Ausdruck einfügst und so jederzeit in Deinen Dokumenten lesen kannst.

Beispiel:
Du hast im Internet ein Arbeitsblatt gefunden, das als PDF-Datei vorliegt. Dieses Dokument möchtest Du in OneNote einfügen. Wähle dazu also den Reiter „Einfügen“ in der Funktionsleiste und klicke auf das Symbol mit der Beschriftung „Dateiausdruck“.

Funktionsleiste für Ausdruck und Anlage

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du den Speicherort der Datei suchen und diese auswählen kannst.  OneNote fügt dann auf der aktuellen Seite sowohl ein Symbol für die PDF-Datei selbst ein sowie das Dokument als digitalen Ausdruck direkt darunter.

PDF-Arbeitsblatt in OneNote

Das funktioniert auch bei PDF-Dateien mit mehreren Seiten sowie bei Word-Dateien. In jedem Fall musst die ursprüngliche Datei jetzt nicht mehr zusätzlich in einem anderen Ordner speichern. Per Doppelklick auf das Symbol kannst Du sie jederzeit öffnen. OneNote hat die Datei ins Notizbuch integriert und wird sie wie gewohnt auch mit der Cloud sowie mit anderen Geräten synchronisieren.

Übrigens: Wie Du aus Deinen zusammengestellten OneNote-Seiten wiederum selbst PDF- oder Word-Dateien machen kannst, zeige ich Dir in einem früheren Blog-Artikel.

Excel-Dateien in OneNote einfügen

Dass Du auf OneNote-Seiten einfache Tabellen erstellen kannst, habe ich Dir in diesem Blog bereits gezeigt. Wenn es aber um komplexere Tabellen mit automatischen Berechnungen geht, ist kein Programm so mächtig wie Excel. Du kennst Excel vielleicht, wenn Du damit schon mal so spannende Aufgaben wie Notenberechnungen, Lernstandserhebungen oder sonstige Auswertungen erledigt hast.

Die Tabellenkalkulation Excel ist ebenfalls Teil von Microsoft Office und fügt sich seit der neuesten Version auch reibungslos in OneNote ein. Voraussetzung dafür ist, dass Excel auf Deinem Computer installiert ist. Du kannst über die Funktionsleiste entweder eine bereits vorhandene Excel-Datei oder eine komplett neue Tabelle einfügen:

Excel in der Funktionsleiste von OneNote

Wir probieren letzteres einfach mal aus. Wie bei PDF- und Word-Dateien wird die neue Excel-Datei auf der Seite mit einem Symbol angezeigt. Darunter zeigt OneNote direkt einen Ausschnitt der Tabelle. So hast Du die wichtigsten Infos direkt im Blick, ohne die Datei eigens dafür in Excel öffnen zu müssen.

Leere Excel-Tabelle in OneNote

Den Namen dieser Datei kannst Du natürlich ändern – wie gewohnt per rechter Maustaste. Wenn Du dann doppelt auf die Datei oder das Feld „Bearbeiten“ klickst, wird die Tabelle im Hauptprogramm Excel geöffnet. Du kannst sie dort frei bearbeiten und die Zellen wie üblich befüllen. Wenn Du die Datei danach speicherst, werden Deine Einträge in der Tabelle automatisch auch auf der OneNote-Seite aktualisiert.

gefüllte Excel-Tabelle in OneNote

Dokumente als Ausdruck in OneNote einfügen

Wenn Du in Zukunft Dokumente in OneNote archivieren willst, wirst Du es vermutlich vor allem mit Word-, Excel– und PDF-Dateien zu tun haben. Mit einem klugen Trick bietet Dir OneNote aber auch die Möglichkeit, Dateien aus so gut wie allen anderen Programmen sichtbar auf eine Seite zu bringen.

Bei der Installation nistet sich OneNote auch in Form eines Druckertreibers auf Deinem Computer ein. Das heißt: Du kannst Inhalte aus jedem beliebigen Programm heraus drucken – aber statt auf Papier erstellst Du einen Ausdruck direkt auf einer OneNote-Seite. Das klingt komplizierter, als es ist. Wir sollten uns wieder ein Beispiel anschauen, diesmal aus dem Unterrichtsfach Musik.

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Du erstellst zum Beispiel in einem speziellen Programm die Noten für ein Musik-Stück, das Du mit Deinen Schülern besprechen möchtest. Dieses Programm ist relativ unbekannt und deshalb von Haus aus eigentlich nicht für das Zusammenspiel mit OneNote vorbereitet.

Notenprogramm - Screenshot

Die fertige Partitur – so nennt man eine mehrstimmige Noten-Aufzeichnung – möchtest Du nun in Deinen Unterlagen in OneNote sichern. Wähle in der jeweiligen Software die Funktion „Drucken“ aus, so als würdest Du das Ergebnis auf Papier bringen wollen. Das dazugehörige Fenster öffnet sich.

Druckertreiber in OneNote wählen

Ganz oben werden Dir alle installierten Drucker angezeigt. Wähle nun statt eines echten Druckers die Option „Send To OneNote 2016“ aus. Die Bezeichnung ist Programm: Wenn Du jetzt unten auf das Feld „Drucken“ klickst, kannst Du wieder den gewünschten Speicherort innerhalb Deiner aktuell geöffneten Notizbücher auswählen.

Speicherort wählen in OneNote

Sobald Du die Entscheidung getroffen und auf „OK“ geklickt hast, wird Deine Seite mit einem digitalen Ausdruck gefüllt.

Noten als Ausdruck auf OneNote-Seite

Das Einfügen eines solchen Ausdrucks sollte danke des OneNote-Druckertreibers aus jeder beliebigen Software heraus funktionieren. Du könntest also zum Beispiel genauso gut ein Schaubild aus einem Mathematik-Programm oder eine künstlerische Skizze aus einem Zeichenprogramm heraus via Druck-Funktion archivieren. Dass Du so bei der Archivierung von Unterlagen aller Art eine Menge echtes Papier sparen kannst, solltest Du spätestens nach diesem Artikel verstanden haben.

Übrigens: Für Deinen Einstieg mit Microsoft OneNote empfehle ich Dir mein Praxis-Handbuch – speziell für Schule und Unterricht. „OneNote für Lehrer“ umfasst 244 Seiten und ist jetzt bei Amazon.de erhältlich!

Ein Gedanke zu „Dokumente als Dateianlage oder Ausdruck in OneNote einfügen

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