18 Mai

OneNote-Notizbücher teilen und für Kollegen, Eltern und Schüler freigeben

Wenn es um die Möglichkeit geht, online zusammenzuarbeiten und sich übers Internet auszutauschen, erlebe ich gerade Lehrer immer noch zurückhaltend. Vielleicht aufgrund der gefühlten technischen Hürden. Vielleicht fehlt ihnen auch die Vorstellungskraft, welche Mehrwerte die Möglichkeiten der Vernetzung für den Lehreralltag bringen können.

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Es müssen ja auch nicht gleich Videokonferenzen per Skype oder Live-Whiteboards im Browser sein. Ein paar mögliche Szenarien mit OneNote erscheinen mir viel näher am typischen Lehreralltag zu sein:

  • Wie wäre es, ein Notizbuch für Deine Fachschaft zu nutzen, in dem zum Beispiel alle Sitzungsprotokolle in einem Abschnitt archiviert sind und jeder jederzeit darauf zugreifen kann – auch online von zu Hause aus?
  • Wie wäre es, ein Notizbuch für Unterrichtsmaterial zu einem Fach, Thema oder Projekt zu haben, das jeder Lehrerkollege mit eigenen Ideen, Entwürfen und Unterlagen füllen kann und bei Bedarf darauf zugreifen darf – auch online von zu Hause aus?
  • Wie wäre es, ein Notizbuch für die nächste Klassenfahrt anzulegen, in dem alle beteiligten Kollegen – und vielleicht auch Schüler und Eltern – die gesammelten Infos zu Reise, Unterkunft, Verpflegung und Tagesprogramm abrufen können?

Das Freigeben von Notizbüchern ist ganz einfach und klappt – wie Du es von OneNote schon kennst – mit wenigen Mausklicks. Das Beste ist: Du kannst Notizbücher auch für Kollegen freigeben, die OneNote (noch) nicht nutzen und das Programm nicht auf dem Computer installiert haben. Sie können per Internet-Browser, also z.B. Firefox, Chrome, Safari oder den Internet Explorer darauf zugreifen.

Anleitung zum Teilen und Freigeben

Klicke einfach links oben in der Funktionsleiste auf „Datei“ und dann auf „Freigeben„. Dort findest Du die wichtigsten Optionen zum Teilen Deines Notizbuchs. Vorausgewählt ist „Personen einladen„.

OneNote-Notizbuch freigeben

Gib dort die E-Mail-Adresse der Person ein, die auf Dein OneNote-Notizbuch zugreifen können soll. In dem Feld rechts daneben kannst Du außerdem entscheiden, ob die Person Dein Notizbuch auch bearbeiten darf, also zum Beispiel Texte korrigieren oder eigene Seiten hinzufügen können soll. Wenn Du stattdessen „Kann anzeigen“ auswählst, kann die andere Person zwar alle Inhalte sehen, aber nichts verändern. Eine sinnvolle Auswahl zum Beispiel, wenn Du Deinen Schülern auf diesem Weg Unterrichtsmaterial zur Verfügung stellst.

Die Person wird per E-Mail über das freigegebene Notizbuch informiert. Für diese Mail kannst Du hier auch noch eine persönliche Nachricht eintragen, damit die Person das Notizbuch inhaltlich zuordnen kann.

Soll sich die Person vorher mit einem Microsoft-Konto online anmelden müssen, um auf das OneNote-Notizbuch zugreifen zu können? Das entsprechende Häkchen sorgt für dieses Quäntchen mehr Sicherheit. Wenn Du danach auf „Freigeben“ klickst, erhält die Person nun eine E-Mail mit dem entsprechenden Link.

Es gibt einen zweiten ganz einfachen Weg, um Dein Notizbuch an Personen weiterzugeben – vor allem, wenn Du eine große Gruppe von Personen erreichen möchtest. Unter „Freigabelink abrufen“ kannst Du einen Internet-Link zu Deinem Notizbuch erstellen, den Du dann selbst gezielt streuen kannst, zum Beispiel über einen eigenen E-Mail-Verteiler, in den Sozialen Netzwerken oder auf einer internen Website.

Freigabelink für OneNote-Notizbuch erstellen

Wähle auch hier sorgfältig aus, ob andere Personen Dein Notizbuch nur ansehen oder auch bearbeiten dürfen. Über den entsprechenden Button rechts neben der Auswahl kannst Du den entsprechenden Link in wenigen Sekunden erstellen.

Der Gegenpart: Freigegebene Notizbücher öffnen

Wenn Dir jemand den Zugriff auf sein Notizbuch gestattet gibt es mehrere Möglichkeiten, dieses zu öffnen.

  • Klicke auf den Freigabelink in der E-Mail, die Du gesendet bekommst. Der Link öffnet in der Regel Deinen Internet-Browser und führt Dich zur Online-Version von OneNote.Online-Version von OneNoteAuch hier kannst Du alle Seiten in Deinem Notizbuch aufrufen, ansehen und – falls Du die Erlaubnis dafür bekommen hast – wie gewohnt bearbeiten. So sehen zum Beispiel auch Deine Kollegen, Eltern und Schüler Deine Notizbuch-Inhalte, selbst wenn sie OneNote nicht als Vollprogramm auf ihrem Computer installiert haben.Übrigens: Per Klick auf „In OneNote öffnen“ öffnet sich das Notizbuch in der installierten Desktop-Software, so dass Du es bei Bedarf noch bequemer als im Browser bearbeiten kannst. Das funktioniert aber nur, wenn Du für das Bearbeiten des Notizbuchs freigeschaltet bist.
  • Wenn jemand Dir ein Notizbuch freigibt und dafür die E-Mail-Adresse Deines Microsoft-Kontos angibt, kannst Du das Notizbuch auch direkt im Desktop-Programm öffnen – ohne den Umweg über das Browser-Fenster. Klicke dazu in der Funktionsleiste oben auf „Datei“ und dann auf „Öffnen„. Alle Notizbücher, auf die Du per Cloud mit Deinem Konto zugreifen kannst – also Deine eigenen und die mit Dir geteilten Notizbücher – sind dort aufgelistet, und Du kannst sie ganz bequem öffnen.OneNote-Notizbuch öffnen

Zum Schluss noch der Hinweis auf eine Funktion, die die Zusammenarbeit in OneNote einfacher macht. Wenn nämlich verschiedene Personen in einem Notizbuch arbeiten und Veränderungen vornehmen, kann es schnell unübersichtlich werden: Von welchem Kollegen stammt welcher Textblock? Wer hat welche Änderungen vorgenommen?

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Für den besseren Überblick hat OneNote eine praktische Autoren-Funktion, die standardmäßig eingeschaltet ist. Am Rand der Textblöcke zeigt OneNote die Initialen oder die Namen der jeweiligen Verfasser an:

Autoren-Funktion in OneNote

Jetzt steht der Zusammenarbeit mit Lehrerkollegen nichts mehr im Weg: Du weißt, wie Du Notizbücher freigibst und wie Du freigegebene Notizbücher öffnest. Ich bin gespannt, welche Erfahrungen Du mit gemeinsamen Notizbüchern machst, und ich hoffe, dass OneNote auch mit diesen Funktionen Deinen Alltag als Lehrer vereinfacht.

9 Gedanken zu „OneNote-Notizbücher teilen und für Kollegen, Eltern und Schüler freigeben

  1. Hallo,
    kann man auch einzelne Seiten per QR Code an andere Leute verteilen? Ich meine, dass man ganz bestimmte QR Codes generiert und damit nur auf einzelne Seiten verweist.

    Vielen Dank für die Hilfe!

  2. Tja, leider funktioniert es aktuell bei mir nicht. Die im Notizbuch enthaltenen Ausdrucke (Word, pdf …) sind zwar in meiner Desktopversion sichtbar, in der Onlineversion steht aber nur Bild und es ist lediglich ein Rahmen vorhanden. Das kommt dabei raus, wenn man Office auf die 2016er Version Updatet 🙁

  3. Hallo, wenn ich das also richtig verstanden habe, kann ich eine Notiz (zum Beispiel ein Arbeitsblatt) per Mail an die Schüler freigeben. Wenn ich „nur lesen“ anklicke, dann können sie nichts verändern, bei Schreibrechten können alle Eingeladenen daran arbeiten. Kann ich auch die Notiz weitergeben und die Schüler können Notizen machen, die nur sie sehen (also jeder seine eigenen) und in meiner Notiz erscheint nichts?

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